Заявки на проведение конференций в следующем году принимаются в сентябре текущего года. О сроках сбора заявок сотрудникам факультета сообщается отдельно письмом-рассылкой.
Организация конференции, научного семинара или круглого стола состоит из трех этапов, ни один из которых нельзя пропустить:
1. ЗАЯВКА
Заявка состоит из двух документов:
Служебная записка
Смета
Пример заполнения сметы
Служебная записка должна быть подписана заявителем. Смета - руководителем Школы. Полный текст заявки в формате word/excel, а также в формате pdf (скан оригинала с подписью руководителя Школы) высылаетсясекретарю научной комиссии М.А. Александровой на malexandrova@hse.ru.
Поскольку научная комиссия распределяет средства фонда академического развития, которые выделяются на факультет в начале года, обычно в январе или феврале, желательно не планировать конференции на январь, февраль и начало марта.
В п. 4 Регламента рассмотрения заявок на поддержку конференций, семинаров, симпозиумов и других научных мероприятий Вы найдете лимиты финансирования по статьям сметы. Регламент находится здесь.
Регламент организации и сопровождения мероприятий Вы найдете здесь.
2. УЧЕТ НАУЧНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ (конференция, научный семинар, круглый стол), организуемых НИУ ВШЭ.
Приказ
Регламент учета научных мероприятий
Приложение 1
Согласно Регламенту учета научных мероприятий, утвержденному приказом ректора Я.И. Кузьминова, для обеспечения поступления данных в Аналитический центр НИУ ВШЭ и в Дирекцию научных исследований и разработок НИУ ВШЭ:
1) Для каждого научного мероприятия должен быть назначен ответственный за учет данных по мероприятию (п. 1.4 Регламента учета научных мероприятий).
2) Для каждого научного мероприятия должен быть создан анонс на портале НИУ ВШЭ (на сайте подразделения). При создании анонса обязательно вводить данные, согласно Приложению 1 к Регламенту учета научных мероприятий (ВНИМАНИЕ! Приложение 1 заполнять не нужно, оно создано в качестве иллюстрации к тому, что ответственный за учет данных по мероприятию увидит при создании анонса) (п.3.1-3.3 Регламента учета научных мероприятий).
3) Рассылка информации о планируемом научном мероприятии по корпоративной электронной почте допускается только после размещения анонса научного мероприятия на портале НИУ ВШЭ и внесении в форму анонса предварительных данных по мероприятию (п. 3.4 Регламента учета научных мероприятий).
4) В течение 5 (пяти) рабочих дней ответственный должен либо подтвердить, либо уточнить показатели формы анонса мероприятий, если отклонение их количественных значений составило более 10 (десяти) процентов от прогнозного или планового значения. Подтверждение или уточнение всех требуемых показателей полей формы анонса научных мероприятий отмечается в специальном поле формы анонса научных мероприятий (п. 3.6 Регламента учета научных мероприятий).
5) Материалы по проведенным научным мероприятиям, включая копии приказов НИУ ВШЭ на проведение научных мероприятий, если такие приказы издавались, и списки участников должны храниться в структурном подразделении НИУ ВШЭ, которым осуществлялись организация и проведение научного мероприятия, или у ответственного секретаря организационного комитета в течение трех лет, или в электронном виде сканы документов должны быть прикреплены к соответствующему анонсу после завершения мероприятия (п. 3.14 Регламента учета научных мероприятий).
NB: По опыту работы с Аналитическим центром НИУ ВШЭ мы рекомендуем Вам во время мероприятия вести списки присутствия, в которые участники (докладчики и гости) вписывали бы свои фамилию, имя и отчество полностью, ученую степень, аффилиацию и должность. Эти данные аналитики должны вносить в свои формы отчетности по мероприятиям. Сканы таких списков для передачи в Аналитический центр можно присылать на malexandrova@hse.ru.
3. ОТЧЕТ
Отчет о конференции
Отчет необходимо присылать в течение 2 недель после завершения конференции на malexandrova@hse.ru в виде скана оригинала с подписью и в виде файла Excel. Без получения отчета о проведенном мероприятии научная комиссия не сможет выделить Вам деньги на следующую конференцию.
По всем вопросам обращайтесь к секретарю научной комиссии Марии Александровне Александровой: malexandrova@hse.ru.