• A
  • A
  • A
  • АБB
  • АБB
  • АБB
  • А
  • А
  • А
  • А
  • А
Обычная версия сайта

Заявки и отчеты по конференциям

Заявки на финансирование научных мероприятий со сроками проведения до конца 2023 года принимаются до 22 октября 2023 года. При подаче заявок на финансирование научных мероприятий, пожалуйста, учитывайте, что если у вас планируются закупочные процедуры (покупка билетов и.т.д.), на момент согласования заявки до начала мероприятия должно быть не меньше 1,5 месяцев.


Заявки на финансирование конференций собираются централизованно, обычно в начале календарного года. Информация о дедлайне рассылается на корпоративный адрес ППС школ факультета осенью предыдущего года и размещается здесь и на сайте факультета гуманитарных наук.

Возможность рассмотреть заявку, поданную вне этого регулярного конкурса, обсуждается отдельно.

Внеплановые заявки на проведение и финансовую поддержку научного мероприятия подаются инициатором на рассмотрение научной комиссии не позднее, чем за 2 месяца до начала мероприятия. 


Организация конференции, научного семинара или круглого стола состоит из четырех этапов, ни один из которых нельзя пропустить:

 

Заявка 

Организация конференции

Сбор данных для учёта научных мероприятий

Отчёт

 

1. ЗАЯВКА

Заявка (DOCX, 18 Кб)

СМЕТА (XLS, 48 Кб)

СМЕТА (пример заполнения) (XLSX, 19 Кб)

 

При составлении сметы необходимо руководствоваться следующими правилами и лимитами:
 

Статьи, по которым возможна оплата из средств Комиссии Статьи, по которым запрещена оплата из средств Комиссии

Статья расходов «Проезд»: авиа- и железнодорожные билеты экономического класса.

Статья расходов «Оплата приглашений иностранных участников»: 800 рублей/УФМС;

Статья расходов «Оплата питания:

  • кофе-брейк (не более двух в день проведения мероприятия) стоимостью до 250 рублей/чел.
  • обед (не более одного в день проведения мероприятия) стоимостью до 400 рублей/чел.

4.1.4. Статья расходов «Оплата проживания участников»: (не более, чем за день до начала Мероприятия, и день, следующий за его окончанием):

  • для Москвы – до 7000 рублей/сутки (если не Профессорская гостиница);
  • для Санкт-Петербурга – до 6000 рублей/сутки (если не Профессорская гостиница);
  • иные города РФ – до 4500 рублей/сутки (если не Профессорская гостиница);

Статья расходов «Оплата трансфера» (только для ключевых участников):

  • аэропорт-отель-аэропорт – до 6000 рублей/чел. (для Москвы), до 5000 рублей/чел. (для Санкт-Петербурга), до 3000 рублей/чел. (иные города РФ);
  • аэроэкспресс из аэропорта/в аэропорт;

Статья расходов «Печать программы»: 1 тираж, до 10 000 рублей.

Оплата труда переводчиков-синхронистов.

Письменные переводы материалов.

Организация ужина, фуршета, банкета и других заключительных и приветственных вечерних Мероприятий;

Публикация материалов (доклады, сборники трудов ит.п.);

Оплата издания и тиражирования материалов к Мероприятию/по итогам проведения Мероприятия;

Оплата услуг по редактированию и верстке сборников и программы;

Оплата труда работников НИУ ВШЭ, привлеченного персонала, ответственных за организацию и проведение Мероприятия (в том числе рабочие группы, организационные и программные комитеты);

Организация культурной программы;

Оплата гонораров участникам Мероприятий;

Оплата виз участникам Мероприятий;

Компенсация консульского сбора участникам Мероприятий;

Разработка логотипа, дизайна сайта Мероприятия;

Оплата командировочных расходов работникам НИУ ВШЭ (Москва и филиалы), выезжающим в командировки для участия в Мероприятии.

ВАЖНО! Для оформления сметы к заявке на финансирование конференции нужно использовать только шаблон сметы. Смета, заполненная на основе файла "Пример заполнения сметы", не будет принята. 

Заявка должна быть подписана инициатором мероприятия. Смета - руководителем Школы или Департамента (Центра). Полный текст документов заявки в формате word/excel, а также в формате pdf (скан оригиналов с подписями) нужно выслать ответственному секретарю научной комиссии Гаврилиной Марии Андреевнена mgavrilina@hse.ru  

Поскольку научная комиссия распределяет средства фонда академического развития, которые выделяются на факультет в начале года, обычно в январе или феврале, желательно не планировать конференции на январь, февраль и начало марта.  

 

2. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФЕРЕНЦИИ

 

На сайте Центра поддержки научно-образовательной и международной деятельности ФГН Вы найдете рекомендации по организации конференций.

 

3. УЧЕТ НАУЧНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ (конференция, научный семинар, круглый стол), организуемых НИУ ВШЭ.
 

Приказ

Регламент учета научных мероприятий 

Приложение 1
 

Согласно Регламенту учета научных мероприятий, утвержденному приказом ректора Я.И. Кузьминова, для обеспечения поступления данных в Аналитический центр НИУ ВШЭ и в Дирекцию научных исследований и разработок НИУ ВШЭ: 

 

1) Для каждого научного мероприятия должен быть назначен ответственный за учет данных по мероприятию (п. 1.4 Регламента учета научных мероприятий).

 

2) Для каждого научного мероприятия должен быть создан анонс на портале НИУ ВШЭ (на сайте подразделения). При создании анонса обязательно вводить данные, согласно Приложению 1 к Регламенту учета научных мероприятий (ВНИМАНИЕ! Приложение 1 заполнять не нужно, оно создано в качестве иллюстрации к тому, что ответственный за учет данных по мероприятию увидит при создании анонса) (п.3.1-3.3 Регламента учета научных мероприятий).

 

3) Рассылка информации о планируемом научном мероприятии по корпоративной электронной почте допускается только после размещения анонса научного мероприятия на портале НИУ ВШЭ и внесении в форму анонса предварительных данных по мероприятию (п. 3.4 Регламента учета научных мероприятий).

 

4) В течение 5 (пяти) рабочих дней ответственный должен либо подтвердить, либо уточнить показатели формы анонса мероприятий, если отклонение их количественных значений составило более 10 (десяти) процентов от прогнозного или планового значения. Подтверждение или уточнение всех требуемых показателей полей формы анонса научных мероприятий отмечается в специальном поле формы анонса научных мероприятий (п. 3.6 Регламента учета научных мероприятий).

 

5) Материалы по проведенным научным мероприятиям, включая копии приказов НИУ ВШЭ на проведение научных мероприятий, если такие приказы издавались, и списки участников должны храниться в структурном подразделении НИУ ВШЭ, которым осуществлялись  организация и проведение научного мероприятия, или у ответственного секретаря организационного комитета в течение трех лет, или в электронном виде сканы документов должны быть прикреплены к соответствующему анонсу после завершения мероприятия (п. 3.14 Регламента учета научных мероприятий).

 

NB: По опыту работы с Аналитическим центром НИУ ВШЭ мы рекомендуем Вам во время мероприятия вести списки присутствия, в которые участники (докладчики и гости) вписывали бы свои фамилию, имя и отчество полностью, ученую степень, аффилиацию и должность. Эти данные необходимы для подготовки отчетности по мероприятиям. Списки присутствия передаются Гаврилиной Марии Андреевне mgavrilina@hse.ru

 Список учета участников

 

 

4. ОТЧЕТ

Шаблон отчёта о конференции (XLS, 35 Кб)

Отчет   необходимо присылать  в течение 2 недель  после завершения конференции, но не позднее 20 декабря, на mgavrilina@hse.ru в виде скана оригинала с подписью и в виде файла Excel. Без получения отчета о проведенном мероприятии научная комиссия не сможет выделить Вам деньги на следующую конференцию. 


 Список учета участников - Список учета внешних участников мероприятия обязателен для заполнения. Высылать на mgavrilina@hse.ru.

 

По всем вопросам обращайтесь к ответственному секретарю научной комиссии Гаврилиной Марии Андреевне: mgavrilina@hse.ru