Заявки на финансирование конференций собираются централизованно, обычно в начале календарного года. Информация о дедлайне рассылается на корпоративный адрес ППС школ факультета осенью предыдущего года и размещается здесь и на сайте факультета гуманитарных наук.
Возможность рассмотреть заявку, поданную вне этого регулярного конкурса, обсуждается отдельно.
ВНИМАНИЕ! Заявки рассматриваются только в том случае,
если Вы назначите ответственного сотрудника за координацию мероприятия,
который будет заниматься запуском приказов по СДОУ, оформлением документов для закупочных процедур, оплатой счетов.
Организация конференции, научного семинара или круглого стола состоит из четырех этапов, ни один из которых нельзя пропустить:
1. ЗАЯВКА
Заявка состоит из двух документов:
Смета
Напоминаем, что с сентября 2018 года из средств ФАР питание оплачивать нельзя.
Для этих целей рекомендуется использовать альтернативные источники финансирования.
Пример заполнения сметы
ВАЖНО! Для оформления сметы к заявке на финансирование конференции нужно использовать только шаблон сметы. Смета, заполненная на основе файла "Пример заполнения сметы", не будет принята.
Служебная записка должна быть подписана заявителем. Смета - руководителем Школы. Полный текст документов заявки в формате word/excel, а также в формате pdf (скан оригиналов с подписями) нужно выслать ответственному секретарю научной комиссии Д.И.Коваленко на Dkovalenko@hse.ru.
Поскольку научная комиссия распределяет средства фонда академического развития, которые выделяются на факультет в начале года, обычно в январе или феврале, желательно не планировать конференции на январь, февраль и начало марта.
В п. 4 Регламента о порядке рассмотрения заявок на поддержку конференций, семинаров, симпозиумов и других научных мероприятий Вы найдете лимиты финансирования по статьям сметы:
Полный текст Регламента о порядке рассмотрения заявок (обратите внимание, что в текст регламента изменения не вносятся, поэтому по п. 4 нужно ориентироваться на размещенные там же Приказ_внесение изменений в Регламент от 2018 и Изменение к разделу 4 Регламента)
находится здесь.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФЕРЕНЦИИ
На сайте Центра поддержки научно-образовательной и международной деятельности ФГН Вы найдете рекомендации по организации конференций.
3. УЧЕТ НАУЧНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ (конференция, научный семинар, круглый стол), организуемых НИУ ВШЭ.
Приказ
Регламент учета научных мероприятий
Приложение 1
Согласно Регламенту учета научных мероприятий, утвержденному приказом ректора Я.И. Кузьминова, для обеспечения поступления данных в Аналитический центр НИУ ВШЭ и в Дирекцию научных исследований и разработок НИУ ВШЭ:
1) Для каждого научного мероприятия должен быть назначен ответственный за учет данных по мероприятию (п. 1.4 Регламента учета научных мероприятий).
2) Для каждого научного мероприятия должен быть создан анонс на портале НИУ ВШЭ (на сайте подразделения). При создании анонса обязательно вводить данные, согласно Приложению 1 к Регламенту учета научных мероприятий (ВНИМАНИЕ! Приложение 1 заполнять не нужно, оно создано в качестве иллюстрации к тому, что ответственный за учет данных по мероприятию увидит при создании анонса) (п.3.1-3.3 Регламента учета научных мероприятий).
3) Рассылка информации о планируемом научном мероприятии по корпоративной электронной почте допускается только после размещения анонса научного мероприятия на портале НИУ ВШЭ и внесении в форму анонса предварительных данных по мероприятию (п. 3.4 Регламента учета научных мероприятий).
4) В течение 5 (пяти) рабочих дней ответственный должен либо подтвердить, либо уточнить показатели формы анонса мероприятий, если отклонение их количественных значений составило более 10 (десяти) процентов от прогнозного или планового значения. Подтверждение или уточнение всех требуемых показателей полей формы анонса научных мероприятий отмечается в специальном поле формы анонса научных мероприятий (п. 3.6 Регламента учета научных мероприятий).
5) Материалы по проведенным научным мероприятиям, включая копии приказов НИУ ВШЭ на проведение научных мероприятий, если такие приказы издавались, и списки участников должны храниться в структурном подразделении НИУ ВШЭ, которым осуществлялись организация и проведение научного мероприятия, или у ответственного секретаря организационного комитета в течение трех лет, или в электронном виде сканы документов должны быть прикреплены к соответствующему анонсу после завершения мероприятия (п. 3.14 Регламента учета научных мероприятий).
NB: По опыту работы с Аналитическим центром НИУ ВШЭ мы рекомендуем Вам во время мероприятия вести
списки присутствия, в которые участники (докладчики и гости) вписывали бы свои фамилию, имя и отчество полностью, ученую степень, аффилиацию и должность. Эти данные аналитики должны вносить в свои формы отчетности по мероприятиям. Сканы таких списков для передачи в Аналитический центр можно присылать на Dkovalenko@hse.ru.
4. !ОТЧЕТ!
Отчет о конференции
Отчет необходимо присылать в течение 2 недель после завершения конференции, но не позднее 20 декабря, на Dkovalenko@hse.ru в виде скана оригинала с подписью и в виде файла Excel. Без получения отчета о проведенном мероприятии научная комиссия не сможет выделить Вам деньги на следующую конференцию.
- Список учета внешних участников мероприятия обязателен для заполнения. Высылать на Dkovalenko@hse.ru
Внеплановые заявки на проведение и финансовую поддержку научного мероприятия подаются инициатором на рассмотрение научной комиссии не позднее, чем за 2 месяца до начала мероприятия.
По всем вопросам обращайтесь к ответственному секретарю научной комиссии Дарье Игоревне Коваленко: Dkovalenko@hse.ru.