Заявки и отчеты по конференциям

АБB
АБB
АБB

Обычная версия сайта

Заявки на финансирование конференций собираются централизованно, обычно в начале календарного года. Информация о дедлайне рассылается на корпоративный адрес ППС школ факультета осенью предыдущего года и размещается здесь и на сайте факультета гуманитарных наук.

Возможность рассмотреть заявку, поданную вне этого регулярного конкурса, обсуждается отдельно.

ВНИМАНИЕ! Заявки рассматриваются только в том случае, если Вы назначите ответственного сотрудника за координацию мероприятия, который будет заниматься подготовкой документов для запуска приказов по СДОУ, оформлением документов для закупочных процедур, оплатой счетов.

Организация конференции, научного семинара или круглого стола состоит из четырех этапов, ни один из которых нельзя пропустить:

1. ЗАЯВКА

Заявка состоит из двух документов:

Заявка_мероприятие ФГН (приложение 1 к регламенту) (DOC, 36 Кб(XLS, 49 Кб)

Смета (приложение 2 к регламенту) (XLS, 49 Кб)

В п.4 Регламента рассмотрения заявок на проведение и/или финансовую поддержку конференций, семинаров, симпозиумов и других научных мероприятий НИУ ВШЭ Вы найдете лимиты финансирования по статьям сметы:

Статьи расходов (DOCX, 20 Кб)

Напоминаем, что из средств, выделенных на организацию и проведение мероприятия научной комиссиией факультета, питание (обеды и кофе-брейки) оплачивать нельзя. Это возможно только из средств общеуниверситетской Комиссии по рассмотрению заявок на проведение и/или финансовую поддержку конференций, семинаров, симпозиумов и других научных мероприятий или других альтернативных источников софинансирования.

Пример заполнения сметы

ВАЖНО! Для оформления сметы к заявке на финансирование конференции нужно использовать только шаблон сметы. Смета, заполненная на основе файла "Пример заполнения сметы", не будет принята.

Заявка должна быть подписана инициатором мероприятия. Смета - руководителем Школы или Департамента (Центра). Полный текст документов заявки в формате word/excel, а также в формате pdf (скан оригиналов с подписями) нужно выслать ответственному секретарю научной комиссии О.В. Барановой на obaranova@hse.ru.

Поскольку научная комиссия распределяет средства фонда академического развития, которые выделяются на факультет в начале года, обычно в январе или феврале, желательно не планировать конференции на январь, февраль и начало марта.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФЕРЕНЦИИ

На сайте Центра поддержки научно-образовательной и международной деятельности ФГН Вы найдете рекомендации по организации конференций.

3. УЧЕТ НАУЧНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ (конференция, научный семинар, круглый стол), организуемых НИУ ВШЭ.

Приказ

Регламент учета научных мероприятий

Приложение 1

Согласно Регламенту учета научных мероприятий, утвержденному приказом ректора Я.И. Кузьминова, для обеспечения поступления данных в Аналитический центр НИУ ВШЭ и в Дирекцию научных исследований и разработок НИУ ВШЭ:

1) Для каждого научного мероприятия должен быть назначен ответственный за учет данных по мероприятию (п. 1.4 Регламента учета научных мероприятий).

2) Для каждого научного мероприятия должен быть создан анонс на портале НИУ ВШЭ (на сайте подразделения). При создании анонса обязательно вводить данные, согласно Приложению 1 к Регламенту учета научных мероприятий (ВНИМАНИЕ! Приложение 1 заполнять не нужно, оно создано в качестве иллюстрации к тому, что ответственный за учет данных по мероприятию увидит при создании анонса) (п.3.1-3.3 Регламента учета научных мероприятий).

3) Рассылка информации о планируемом научном мероприятии по корпоративной электронной почте допускается только после размещения анонса научного мероприятия на портале НИУ ВШЭ и внесении в форму анонса предварительных данных по мероприятию (п. 3.4 Регламента учета научных мероприятий).

4) В течение 5 (пяти) рабочих дней ответственный должен либо подтвердить, либо уточнить показатели формы анонса мероприятий, если отклонение их количественных значений составило более 10 (десяти) процентов от прогнозного или планового значения. Подтверждение или уточнение всех требуемых показателей полей формы анонса научных мероприятий отмечается в специальном поле формы анонса научных мероприятий (п. 3.6 Регламента учета научных мероприятий).

5) Материалы по проведенным научным мероприятиям, включая копии приказов НИУ ВШЭ на проведение научных мероприятий, если такие приказы издавались, и списки участников должны храниться в структурном подразделении НИУ ВШЭ, которым осуществлялись организация и проведение научного мероприятия, или у ответственного секретаря организационного комитета в течение трех лет, или в электронном виде сканы документов должны быть прикреплены к соответствующему анонсу после завершения мероприятия (п. 3.14 Регламента учета научных мероприятий).

NB: По опыту работы с Аналитическим центром НИУ ВШЭ мы рекомендуем Вам во время мероприятия вести списки присутствия, в которые участники (докладчики и гости) вписывали бы свои фамилию, имя и отчество полностью, ученую степень, аффилиацию и должность. Эти данные необходимы для подготовки отчетности по мероприятиям. Списки присутствия передаются О.В. Барановой obaranova@hse.ru.

Список учета участников

4. !ОТЧЕТ!

Отчет о конференции

Отчет необходимо присылать в течение 2 недель после завершения конференции, но не позднее 20 декабря, на

obaranova@hse.ru в виде скана оригинала с подписью и в виде файла Excel. Без получения отчета о проведенном мероприятии научная комиссия не сможет выделить Вам деньги на следующую конференцию.

Список учета участников - Список учета внешних участников мероприятия обязателен для заполнения. Высылать на obaranova@hse.ru.

Внеплановые заявки на проведение и финансовую поддержку научного мероприятия подаются инициатором на рассмотрение научной комиссии не позднее, чем за 2 месяца до начала мероприятия.

По всем вопросам обращайтесь к ответственному секретарю научной комиссии Ольге Викторовне Барановой:

obaranova@hse.ru.