Рекомендации по заполнению заявки на приглашение иностранного специалиста

Заявка в научную комиссию

При составлении заявки необходимо учесть, что:

В заявке необходимо заполнить все поля. Особое внимание стоит уделить целям и  предполагаемым результатам визита, описанию формата сотрудничества с НИУ ВШЭ в рамках визита, указанию информации об авторитете специалиста в международном академическом сообществе. Также необходимо составить смету визита и указать источники софинансирования (при наличии). 

При составлении сметы в заявке необходимо учесть следующие вопросы:

Проезд

1. Маршрут запрашиваемого перелета или проезда должен включать в себя Москву, Санкт-Петербург, Нижний Новгород или Пермь – в зависимости от кампуса, в который приезжает приглашенный. Заказать билет, в котором нет нужного кампуса в качестве пункта назначения или отправки, невозможно
2. Приобретение авиабилета с учетом только такого варианта билета, который укладывается в одобренный бюджет. Подразделение может предусмотреть также софинансирование проезда из собственных средств. 
3. НИУ ВШЭ не имеет возможности бронировать билеты напрямую, это делает подрядчик – соответственно, возможные варианты рейсов по указанному маршруту зависят от вариантов, предложенных подрядчиком. В смете нужно учесть процент агентства, который составляет до 10% от стоимости билета. Пожалуйста, в случае одобрения заявки комиссии присылайте информацию о проезде координатору не позднее чем за 6 недель до начала визита: даты вылета туда-обратно, конечные пункты маршрута, скан паспорта.

Гонорар

Гонорар выплачивается на основании заключения договора ГПХ, с суммы гонорара удерживается подоходный налог в размере 30% (для налоговых нерезидентов). Помимо этого также необходимо заложить в смету страховые выплаты в объеме 27,1 % от суммы, указанной в договоре.

Для заключения договора с иностранными гражданами им необходимо получить рабочую визу. Обратите внимание, что изготовление приглашения на рабочую визу занимает около 1 месяца.

В договор вносятся паспортные данные приглашенного специалиста и банковские реквизиты, к договору прикладывается копия страницы паспорта с фото и страницы с визой в РФ. Иностранным специалистам также необходимо подать заявление на получение СНИЛС. Для граждан РФ в договор вносятся паспортные данные, реквизиты счета в российском банке, информация о номере ИНН и СНИЛС, к договору прикладывается копия страницы паспорта с фото и страницы с информацией о регистрации. Договоры ГПХ инициируются в системе электронного документооборота и подписываются электронной подписью. Все вопросы по договорам ГПХ с иностранными гражданами вы можете задать сотрудникам Отдела по работе с международными специалистами.

Проживание

На данном этапе для иностранных специалистов возможно проживание в Профессорской гостинице НИУ ВШЭ. Для заселения необходимо согласовать наличие свободных номеров с администрацией гостиницы и согласовать заявку на проживание с координирующим проректором. Для размещения во внешних гостиницах необходимо рассчитать требуемую сумму исходя из стоимости одноместных номеров эконом-класса.

Трансфер

Расходы на оплату трансфера  - аэропорт-отель (Москва)-аэропорт - не могут превышать 6000 рублей/чел.

Запрашиваемая сумма vs. общая стоимость визита

Пожалуйста, учтите при заполнении заявки, что запрашиваемая сумма – это объем финансирования, который подразделение запрашивает у комиссии. Общая стоимость визита включает в себя запрашиваемую сумму, а также объем софинансирования из разных источников. 

В случае возникновения вопросов по заполнению заявки, пожалуйста, обращайтесь к Марии Гаврилиной (495) 772-95-90 доб. 12390).

Документооборот 

После оповещения научной комиссией факультета гуманитарных наук о подтверждении финансирования заявки на краткосрочный визит иностранного специалиста, но не позднее чем за 8 недель до приезда иностранного специалиста, необходимо предоставить дополнительную информацию о визите Марии Гаврилиной в виде заполненных документов: 

Отчет  об организации и проведении краткосрочного визита иностранного специалиста (скан с подписями, а также в формате Word) необходимо выслать в течение 10 рабочих дней после окончания визита в Бюро научной политики ФГН Марии Гаврилиной.