Заявки и отчеты по трэвел-грантам

Трэвел-грант — это субсидия, выделенная на поездку на научное мероприятие с целью представления на нем научного доклада.

Регламент принятия решений о финансировании участия работников, аспирантов и студентов Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» в научных мероприятиях — для факультета

Положение о конкурсе Программы «Научный фонд НИУ ВШЭ» на поддержку участия работников, аспирантов и студентов НИУ ВШЭ и филиалов НИУ ВШЭ в научных мероприятиях — для ДИЯ, научных и административно-управленческих работников.

На трэвел-грант ФГН могут претендовать работники профессорско-преподавательского состава (на полной ставке), аспиранты и студенты очной формы обучения.

В год один заявитель может получить трэвел-грант на участие в одном научном мероприятии за рубежом (включая страны СНГ) и в одном научном мероприятии на территории России. Претенденты, имеющие на момент подачи заявки академическую надбавку 3-го уровня (за публикацию в зарубежном рецензируемом научном издании) могут получить дополнительный (второй) трэвел-грант на участие в научном мероприятии за рубежом.

Напоминаем заявителям, что, согласно пункту 2.3. Положения об Индивидуальных грантах Научного фонда НИУ ВШЭ “во время выполнения проекта руководитель проекта не может получить трэвел-грант по аналогичной или близкой к выполняемому проекту тематике ни в Научном фонде, ни на факультете/филиале”. Научная комиссия понимает это требование буквально. Кроме того, заявителям следует помнить, что эксперты, привлекаемые Научной комиссией для рецензирования докладов, оценивают в том числе и близость темы доклада и темы ИИГ или НУГ.

Научная комиссия ФГН поддерживает заявки на участие в следующих научных мероприятиях: конференция (в т. ч. конференция "молодых ученых"), конгресс, симпозиум, научный семинар (workshop), круглый стол, организованные внешними по отношению к НИУ ВШЭ организациями или в которых НИУ ВШЭ является соорганизатором мероприятия без его финансирования.

Научная комиссия ФГН не поддерживает заявки на участие в студенческих конференциях, летних и зимних школах, бизнес-конференциях, методических семинарах, стажировках.

Заявки на участие в мероприятиях по повышению квалификации рассматриваются в рамках отдельного конкурса, для которого дейтсвуют свои правила подачи заявок на участие в программах повышения квалификации.

Заявка на тревел-грант

Электронные заявки  подаются в электронном виде через личный кабинет на портале НИУ ВШЭ. Студенты и аспиранты могут завести личный кабинет, написав запрос на его создание с целью отправки заявки на трэвел-грант. Подробности — на сайте Научного фонда.

Распечатку заявки предоставлять НЕ нужно.

Заявка на участие в научном мероприятии за рубежом (включая страны СНГ) подается не позднее, чем за 45 дней до начала мероприятия;

Заявка на участие в научном мероприятии на территории России подается не позднее, чем за 30 дней до начала мероприятия.

Однако научная комиссия просит подавать заявки как можно раньше: в некоторых случаях процедура принятия решения может занять много времени.

Согласно регламенту (п. 3.9), к заявке прилагаются следующие документы:

• Оригинал или копия приглашения для участия в мероприятии с указанием сроков и места проведения мероприятия и финансовых условий участия, а также сведений о включении представленного претендентом доклада в программу мероприятия с указанием автора, названия и типа доклада, аффилиации автора (в случае, если планируется выступление с докладом);
• Полная программа научного мероприятия. Допускается представление предварительной программы научного мероприятия при наличии исчерпывающей информации об организаторах, оргкомитете, ссылки на сайт научного мероприятия и т.п. с условием представления после поездки полной программы или ссылки на ее размещение на сайте;
• Текст доклада на языке его представления, если претендент планирует выступать на мероприятии с докладом; постер и текст его презентации (сопровождающий текст), если планируется участие с постером;
• Обоснование необходимости участия в данном мероприятии (если планируется участие с постером).
• Учащимся (студентам бакалаврских и магистерских программ, аспирантам) рекомендуется также прилагать к заявке рекомендацию научного руководителя.

Перед тем как подписать заявку, пожалуйста, проверьте, заполнена ли форма 1. Без этой формы заявки не принимаются к рассмотрению.

• Инструкция по заполнению формы 1
• Прикрепление нескольких файлов к заявке
• Подсчет суточных
• Лимиты средств, запрашиваемых на поездки в разные части света
• Предельные нормы возмещения расходов по найму жилья в загранкомандировках
• Оргвзнос и визовая поддержка
• Студенты и аспиранты
• Оформление командировки

Отчет по тревел-гранту

Научный отчет в виде финальной версии прочитанного доклада, итоговой программы и презентации (если она была) необходимо присылать в течение 2 недель после окончания поездки секретарю комиссии Ольге Викторовне Барановой на адрес obaranova@hse.ru.

Без получения отчета научная комиссия не сможет принять к рассмотрению ваши последующие заявки на трэвел-гранты.

Если поездка не состоится и вы не используете трэвел-грант, об этом также надо сообщить Ольге Викторовне Барановой по электронной почте в течение 2 недель после даты завершения конференции.

Для возмещения средств по поездке студенты и аспиранты должны сдать финансовый отчет Ольге Викторовне Барановой.

Часто задаваемые вопросы

Если билеты дорожают, а у меня все еще нет решения комиссии, и я не могу купить билет?

У научной комиссии своя довольно длительная процедура экспертизы и рассмотрения заявок. Это обстоятельство нужно принимать во внимание до момента подачи заявки и заранее оценивать свои возможности. Предполагается, что заявитель решил участовать в конференции независимо от решения научной комиссии, поэтому его позднее принятие не должно составить проблемы.

В каком виде к заявке нужно прикладывать доклад?

Полный текст доклада (не резюме) на языке, на котором он будет прочитан.

Если я являюсь аспирантом и преподавателем, должен ли я подавать заявку как аспирант или как  преподаватель?

Как аспирант.

Если я являюсь студентом и сотрудником НУЛ / НУГ/ и т.д., должен ли я подавать заявку как студент или как сотрудник?

Как студент.

Могу ли я не вписывать суточные?

Если Вы являетесь сотрудником ВШЭ, то суточные вписывать обязательно (как посчитать суточные, см. выше). Если они будут оплачены не из средств научной комиссии, это должно быть отражено в дополнительной служебной записке с визой куратора альтернативного источника средств.
Если Вы - учащийся ВШЭ, то суточные вписывать не нужно.

Что будет, если расходы на проезд и проживание превысят выделенную сумму?

Одна из статей расходов (проезд, проживание и т.д., исключение составляют суточные, которые должны быть выплачены в любом случае) останется неоплаченной. Оплачено может быть лишь превышение в 3% от выделенной суммы (если они не превышают 2500 руб.).

Что делать, если по моим подсчетам, поездка обойдется дороже, чем установленные лимиты?

Запросить у комиссии средства не на все статьи расходов, а на те, которые не превысят лимитов.

Можно ли запросить средства на визовую поддержку и организационный взнос?

С 01 января 2020 г. предусмотрена компенсация заявителям расходов по статье "организационный взнос" в рамках трэвел-грантов при условии, что общая сумма запроса не превышает установленного лимита средств, запрашиваемых на участие в научном мероприятии в разных странах и регионах. Научная комиссия не поддерживает запросы на компенсацию визовых расходов.

Если я студент, нужно ли мне оформлять командировку?

Нет. Студент получает деньги по приказу. Для запуска приказа нужно обратиться к Ольге Викторовне Барановой. (См. раздел "Студенты и аспиранты").

Может ли научная комиссия рассмотреть и одобрить мою заявку уже после моего возвращения с конференции?

Нет. Научная комиссия не рассматривает заявки постфактум, после отъезда заявителя на научное мероприятие.

Если доклад написан в соавторстве, может ли научная комиссия выделить трэвел-гранты всем соавторам для представления этого доклада?

Нет, научная комиссия вправе выделить трэвел-грант на представление одного доклада только одному из соавторов.


Для экспертов:

Анкета эксперта