Заявки и отчеты по трэвел-грантам

Внимание! Заявки на трэвел-гранты в 2023 году принимаются до 13 ноября. К рассмотрению принимаются заявки на поездки с возвращением в Москву не позже 10 декабря 2023 года.

Трэвел-грант — это субсидия, выделенная на поездку на научное мероприятие с целью представления на нем научного доклада.

Регламентирующие документы:

Регламент принятия решений о финансировании участия работников, аспирантов и студентов НИУ ВШЭ в научных мероприятиях (DOCX, 37 Кб) 

для ШИЯ, научных и административно-управленческих работников: Положение о конкурсе_тревел-гранты_НФ_2020 (PDF, 203 Кб) 

Лимиты средств, запрашиваемых на поездки в разные части света (PDF, 3.01 Мб) 

На трэвел-грант ФГН могут претендовать работники профессорско-преподавательского состава (на полной ставке), аспиранты и студенты очной формы обучения.

Напоминаем заявителям, что, согласно пункту 2.3. Положения об Индивидуальных грантах Научного фонда НИУ ВШЭ “во время выполнения проекта руководитель проекта не может получить трэвел-грант по аналогичной или близкой к выполняемому проекту тематике ни в Научном фонде, ни на факультете/филиале”. Научная комиссия понимает это требование буквально. Кроме того, заявителям следует помнить, что эксперты, привлекаемые Научной комиссией для рецензирования докладов, оценивают в том числе и близость темы доклада и темы ИИГ или НУГ.

Научная комиссия ФГН поддерживает заявки на участие в следующих научных мероприятиях: конференция (в т. ч. конференция "молодых ученых"), конгресс, симпозиум, научный семинар (workshop), круглый стол, организованные внешними по отношению к НИУ ВШЭ организациями или в которых НИУ ВШЭ является соорганизатором мероприятия без его финансирования.

Научная комиссия ФГН не поддерживает заявки на участие в студенческих конференциях, летних и зимних школах, бизнес-конференциях, методических семинарах, стажировках.

Заявки на участие в мероприятиях по повышению квалификации рассматриваются в рамках отдельного конкурса, для которого дейтсвуют свои правила подачи заявок на участие в программах повышения квалификации.

Заявка на тревел-грант

Электронные заявки  подаются в электронном виде через личный кабинет на портале НИУ ВШЭ. Студенты и аспиранты могут завести личный кабинет, написав запрос на его создание с целью отправки заявки на трэвел-грант. Подробности — на сайте Научного фонда.

Распечатку заявки предоставлять НЕ нужно.

Заявка на участие в научном мероприятии за рубежом (включая страны СНГ) подается не позднее, чем за 45 дней до начала мероприятия;

Заявка на участие в научном мероприятии на территории России подается не позднее, чем за 30 дней до начала мероприятия.

Однако научная комиссия просит подавать заявки как можно раньше: в некоторых случаях процедура принятия решения может занять много времени.

Согласно регламенту (п. 3.9), к заявке прилагаются следующие документы:

• Оригинал или копия приглашения для участия в мероприятии с указанием сроков и места проведения мероприятия и финансовых условий участия, а также сведений о включении представленного претендентом доклада в программу мероприятия с указанием автора, названия и типа доклада, аффилиации автора (в случае, если планируется выступление с докладом);
• Полная программа научного мероприятия. Допускается представление предварительной программы научного мероприятия при наличии исчерпывающей информации об организаторах, оргкомитете, ссылки на сайт научного мероприятия и т.п. с условием представления после поездки полной программы или ссылки на ее размещение на сайте;
• Текст доклада на языке его представления, если претендент планирует выступать на мероприятии с докладом; постер и текст его презентации (сопровождающий текст), если планируется участие с постером;
• Смету поездки со онлайн-ссылками на варианты планируемого размещения и билетов;
• Обоснование необходимости участия в данном мероприятии (если планируется участие с постером).
• Учащимся (студентам бакалаврских и магистерских программ, аспирантам) необходимо прилагать к заявке рекомендацию научного руководителя и краткое CV с перечнем публикаций и описанием исследовательского опыта.
  
  
  Перед тем как подписать заявку, пожалуйста, проверьте, заполнена ли форма 1. Без этой формы заявки не принимаются к рассмотрению.

• Инструкция по заполнению формы 1
• Прикрепление нескольких файлов к заявке
• Подсчет суточных
• Лимиты средств, запрашиваемых на поездки в разные части света
• Предельные нормы возмещения расходов по найму жилья в загранкомандировках
• Оргвзнос и визовая поддержка
• Студенты и аспиранты
• Оформление командировки

Отчет по тревел-гранту

Сотрудники ФГН после окончания поездки:
1. в течение 2 недель направляют менеджеру бюро научной политики Хаертдиновой Юлдуз на адрес ykhaertdinova@hse.ru научный отчет в виде финальной версии прочитанного доклада, итоговой программы и(или) презентации;
2. в течение 3-х рабочих дней лично приносят в Бюро научной политики (ул. Старая Басманная, 21/4, каб. 307а) авансовый отчёт (XLS, 73 Кб) 

Студентам ФГН в течение 3-х рабочих дней после окончания поездки для возмещения средств необхордимо направить менеджеру бюро научной политики Хаертдиновой Юлдуз на адрес ykhaertdinova@hse.ru:

1. Научный отчет в виде финальной версии прочитанного доклада, итоговой программы и(или) презентации
2. Финансовый отчет
3. Заявление о возмещении расходов
Полная информация о возмещении средств по поездке для студентов и аспирантов.
Научный отчет обязательно должен включать в себя ссылку на новость об участии в мероприятии, размещенную на сайте ФГН.
Без получения отчета научная комиссия не сможет принять к рассмотрению ваши последующие заявки на трэвел-гранты.

Если поездка не состоится и вы не используете трэвел-грант, об этом также надо сообщить Гаврилиной Марии Андреевне по электронной почте в течение 2 недель после даты завершения конференции.

Часто задаваемые вопросы

Если билеты дорожают, а у меня все еще нет решения комиссии, и я не могу купить билет?

У научной комиссии своя довольно длительная процедура экспертизы и рассмотрения заявок. Это обстоятельство нужно принимать во внимание до момента подачи заявки и заранее оценивать свои возможности. Предполагается, что заявитель решил участовать в конференции независимо от решения научной комиссии, поэтому его позднее принятие не должно составить проблемы.

В каком виде к заявке нужно прикладывать доклад?

Полный текст доклада (не резюме) на языке, на котором он будет прочитан.

Если я являюсь аспирантом и преподавателем, должен ли я подавать заявку как аспирант или как  преподаватель?

Как аспирант.

Если я являюсь студентом и сотрудником НУЛ / НУГ/ и т.д., должен ли я подавать заявку как студент или как сотрудник?

Как студент.

Могу ли я не вписывать суточные?

Если Вы являетесь сотрудником ВШЭ, то суточные вписывать обязательно (как посчитать суточные, см. выше). Если они будут оплачены не из средств научной комиссии, это должно быть отражено в дополнительной служебной записке с визой куратора альтернативного источника средств.
Если Вы - учащийся ВШЭ, то суточные вписывать не нужно.

Что будет, если расходы на проезд и проживание превысят выделенную сумму?

Одна из статей расходов (проезд, проживание и т.д., исключение составляют суточные, которые должны быть выплачены в любом случае) останется неоплаченной. Оплачено может быть лишь превышение в 3% от выделенной суммы (если они не превышают 2500 руб.).

Что делать, если по моим подсчетам, поездка обойдется дороже, чем установленные лимиты?

Запросить у комиссии средства не на все статьи расходов, а на те, которые не превысят лимитов.

Можно ли запросить средства на визовую поддержку и организационный взнос?

С 01 января 2020 г. предусмотрена компенсация заявителям расходов по статье "организационный взнос" в рамках трэвел-грантов при условии, что общая сумма запроса не превышает установленного лимита средств, запрашиваемых на участие в научном мероприятии в разных странах и регионах. Научная комиссия не поддерживает запросы на компенсацию визовых расходов.

Если я студент, нужно ли мне оформлять командировку?

Нет. Студент получает деньги по приказу (компенсация расходов). Для запуска приказа нужно обратиться к Гаврилиной Марии Андреевне. (См. раздел "Студенты и аспиранты").

Может ли научная комиссия рассмотреть и одобрить мою заявку уже после моего возвращения с конференции?

Нет. Научная комиссия не рассматривает заявки постфактум, после отъезда заявителя на научное мероприятие.

Если доклад написан в соавторстве, может ли научная комиссия выделить трэвел-гранты всем соавторам для представления этого доклада?

Нет, научная комиссия вправе выделить трэвел-грант на представление одного доклада только одному из соавторов.


Для экспертов:

Анкета эксперта