Трэвел-гранты для сотрудников

Ознакомьтесь с документами, описывающими процесс участия в научном мероприятии на средства Научной комиссии ФГН

• Лимиты и предельные нормы возмещения по трэвел-грантам, подсчёт суточных

Подготовьте полный пакет документов

К заявке должны прилагаться следующие документы:

1. Оригинал или копия приглашения для участия в мероприятии с указанием сроков и места проведения мероприятия и финансовых условий участия, а также сведений о включении представленного претендентом доклада в программу мероприятия с указанием автора, названия и типа доклада, аффилиации автора (в случае если планируется выступление с докладом);
2. Полная программа научного мероприятия. Допускается представление предварительной программы научного мероприятия при наличии исчерпывающей информации об организаторах, оргкомитете, ссылки на сайт научного мероприятия и т.п. с условием представления после поездки полной программы или ссылки на ее размещение на сайте;
3. Текст доклада на языке его представления, если претендент планирует выступать на мероприятии с докладом; постер и текст его презентации (сопровождающий текст), если планируется участие с постером;
4. Смету поездки с онлайн-ссылками на варианты планируемого размещения и билетов;
5. Обоснование необходимости участия в данном мероприятии (если планируется участие с постером).

Заполните заявку в ЕЛК

ЕЛК → Сервисы → Научные сервисы → Трэвел-гранты для сотрудников, студентов, аспирантов

Полезные ссылки:

• Инструкция по заполнению формы 1
• Прикрепление нескольких файлов к заявке

Следите за статусом заявки и ожидайте решения Научной комиссии

Важно отслеживать движение заявки в ЕЛК и своевременно вносить в неё изменения, если она поступает к Вам на доработку. Результат рассмотрения заявки отобразится там же.

Кроме того, в случае положительного решения Научной комиссии сотрудник бюро научной политики свяжется с Вами по корпоративной электронной почте.

Дождитесь выписки из протокола заседаний Научной комиссии и свяжитесь с менеджером подразделения для инициации процесса Вашего командирования

В случае положительного решения Научной комиссии сотрудник бюро научной политики направит Вам и менеджеру Вашего подразделения выписку из протокола заседания Научной комиссии, на основании которой Вы можете быть командированы в место проведения мероприятия.

Пожалуйста, внимательно ознакомьтесь с выпиской и сообщите ответственному сотруднику и менеджеру подразделения точные даты отьезда из Москвы и возвращения в Москву, а также детали поездки до оформления командировки – это значительно упростит процесс возмещения расходов по возвращении.

Примите участие в конференции и начните готовить отчёт о поездке

Не забудьте собрать материалы для содержательного отчёта и новости о Вашей поездке, а также сохраните все документы, подтверждающие Ваши расходы (чеки, билеты, посадочные талоны и т.д.)!

Опубликуйте новость о Вашем участии в научном мероприятии на сайте структурного подразделения

Сразу после возвращения обратитесь к ответственному за ведение сайта Вашего подразделения с просьбой опубликовать новость о Вашей поездке. Предоставьте ему все необходимые материалы (фотографии, Ваш комментарий и т.д.).

Предоставьте отчётные материалы в бюро научной политики

В течение 3 рабочих дней после возвращения Вы должны предоставить в бюро научной политики два отчёта: содержательный и финансовый.

1.  Содержательный отчёт нужно направить менеджеру бюро научной политики Хаертдиновой Йолдуз на адрес ykhaertdinova@hse.ru. Туда включаются презентация, окончательный текст доклада и программа мероприятия, а также ссылка на новость о поездке на сайте структурного подразделения.
2. Финансовый отчёт необходимо принести лично в бюро научной политики по адресу ул. Старая Басманная, 21/4, каб. 307а. Он заполняется по форме авансового отчёта и подписывается только деканом ФГН.

Без получения отчета Научная комиссия не сможет принять к рассмотрению Ваши последующие заявки на трэвел-гранты.

Предоставьте в Финансовую приёмную документы для компенсации расходов на поездку

После согласования и визирования авансового отчёта сдайте его в Финансовую приёмную по адресу Кривоколенный пер. 3а, 4 этаж (вход с ул. Мясницкая, 20). Обязательно приложите к нему все документы, подтверждающие Ваши расходы, а также приказ о Вашем командировании и выписку из протокола заседания Научной комиссии ФГН.

Все документы на иностранном языке должны иметь перевод на русский язык (на отдельном листе напечатать перевод).

Обратите внимание: представители бухгалтерии могут связаться с Вами, если им понадобится что-либо уточнить или получить от Вас дополнительные документы. Очень важно своевременно реагировать на их письма/звонки.