• A
  • A
  • A
  • АБВ
  • АБВ
  • АБВ
  • А
  • А
  • А
  • А
  • А
Обычная версия сайта

Трэвел-гранты для сотрудников

Научная комиссия ФГН рассматривает заявки на финансирование участия в научных мероприятиях с целью представления на нём доклада в течение всего учебного года.

Заявка на участие в научном мероприятии за рубежом (включая страны СНГ) подается не позднее чем за 45 дней до начала мероприятия.

Заявка на участие в научном мероприятии на территории России подается не позднее чем за 30 дней до начала мероприятия.

Условия подачи заявки на трэвел-грант

Кто может претендовать на трэвел-грант?

В каких мероприятиях можно принять участие на средства трэвел-гранта?

Ограничение по количеству поездок на средства Научной комиссии

Порядок подачи заявки и компенсации расходов на поездку

Ознакомьтесь с документами, описывающими процесс участия в научном мероприятии на средства Научной комиссии ФГН

 

 

Подготовьте полный пакет документов

К заявке должны прилагаться следующие документы:

  1. Оригинал или копия приглашения для участия в мероприятии с указанием сроков и места проведения мероприятия и финансовых условий участия, а также сведений о включении представленного претендентом доклада в программу мероприятия с указанием автора, названия и типа доклада, аффилиации автора (в случае если планируется выступление с докладом);
  2. Полная программа научного мероприятия. Допускается представление предварительной программы научного мероприятия при наличии исчерпывающей информации об организаторах, оргкомитете, ссылки на сайт научного мероприятия и т.п. с условием представления после поездки полной программы или ссылки на ее размещение на сайте;
  3. Текст доклада на языке его представления, если претендент планирует выступать на мероприятии с докладом; постер и текст его презентации (сопровождающий текст), если планируется участие с постером;
  4. Смету поездки с онлайн-ссылками на варианты планируемого размещения и билетов;
  5. Обоснование необходимости участия в данном мероприятии (если планируется участие с постером).

Следите за статусом заявки и ожидайте решения Научной комиссии

Важно отслеживать движение заявки в ЕЛК и своевременно вносить в неё изменения, если она поступает к Вам на доработку. Результат рассмотрения заявки отобразится там же.

Кроме того, в случае положительного решения Научной комиссии сотрудник бюро научной политики свяжется с Вами по корпоративной электронной почте.

Дождитесь выписки из протокола заседаний Научной комиссии и свяжитесь с менеджером подразделения для инициации процесса Вашего командирования

В случае положительного решения Научной комиссии сотрудник бюро научной политики направит Вам и менеджеру Вашего подразделения выписку из протокола заседания Научной комиссии, на основании которой Вы можете быть командированы в место проведения мероприятия.

Пожалуйста, внимательно ознакомьтесь с выпиской и сообщите ответственному сотруднику и менеджеру подразделения точные даты отьезда из Москвы и возвращения в Москву, а также детали поездки до оформления командировки – это значительно упростит процесс возмещения расходов по возвращении.

Примите участие в конференции и начните готовить отчёт о поездке

Не забудьте собрать материалы для содержательного отчёта и новости о Вашей поездке, а также сохраните все документы, подтверждающие Ваши расходы (чеки, билеты, посадочные талоны и т.д.)!

Опубликуйте новость о Вашем участии в научном мероприятии на сайте структурного подразделения

Сразу после возвращения обратитесь к ответственному за ведение сайта Вашего подразделения с просьбой опубликовать новость о Вашей поездке. Предоставьте ему все необходимые материалы (фотографии, Ваш комментарий и т.д.).

Предоставьте отчётные материалы в бюро научной политики

В течение 3 рабочих дней после возвращения Вы должны предоставить в бюро научной политики два отчёта: содержательный и финансовый.

  1.  Содержательный отчёт нужно направить менеджеру бюро научной политики Хаертдиновой Йолдуз на адрес ykhaertdinova@hse.ru. Туда включаются презентация, окончательный текст доклада и программа мероприятия, а также ссылка на новость о поездке на сайте структурного подразделения.
  2. Финансовый отчёт необходимо принести лично в бюро научной политики по адресу ул. Старая Басманная, 21/4, каб. 307а. Он заполняется по форме авансового отчёта и подписывается только деканом ФГН.

Без получения отчета Научная комиссия не сможет принять к рассмотрению Ваши последующие заявки на трэвел-гранты.

Предоставьте в Финансовую приёмную документы для компенсации расходов на поездку

После согласования и визирования авансового отчёта сдайте его в Финансовую приёмную по адресу Кривоколенный пер. 3а, 4 этаж (вход с ул. Мясницкая, 20). Обязательно приложите к нему все документы, подтверждающие Ваши расходы, а также приказ о Вашем командировании и выписку из протокола заседания Научной комиссии ФГН.

Все документы на иностранном языке должны иметь перевод на русский язык (на отдельном листе напечатать перевод).

Обратите внимание: представители бухгалтерии могут связаться с Вами, если им понадобится что-либо уточнить или получить от Вас дополнительные документы. Очень важно своевременно реагировать на их письма/звонки.

Часто задаваемые вопросы

Билеты дорожают, а у меня все еще нет решения комиссии, и я не могу купить билет.

У Научной комиссии своя довольно длительная процедура экспертизы и рассмотрения заявок. Это обстоятельство нужно принимать во внимание до момента подачи заявки и заранее оценивать свои возможности. Предполагается, что заявитель решил участвовать в конференции независимо от решения Научной комиссии, поэтому позднее принятие решения не должно составить проблемы.

В каком виде нужно прикладывать к заявке доклад?

Полный текст доклада (не резюме) на языке, на котором он будет прочитан.

Сколько человек может подать заявку на финансирование участия в одном мероприятии?

Принять участие в одном мероприятии на средства трэвел-гранта может не более 5 человек (в это число могут входить и студенты, и сотрудники НИУ ВШЭ).

Если доклад написан в соавторстве, может ли Научная комиссия выделить трэвел-гранты всем соавторам для представления этого доклада?

Нет, Научная комиссия вправе выделить трэвел-грант на представление одного доклада только одному из соавторов.

Может ли научная комиссия рассмотреть и одобрить мою заявку уже после моего возвращения с конференции?

Нет. Научная комиссия не рассматривает заявки постфактум, после отъезда заявителя на научное мероприятие.

Нужно ли мне вписывать суточные?

Если Вы являетесь сотрудником ВШЭ, то суточные вписывать обязательно (как посчитать суточные, см. выше). Если они будут оплачены не из средств Научной комиссии, это должно быть отражено в дополнительной служебной записке с визой куратора альтернативного источника средств.

Что будет, если расходы на проезд и проживание превысят выделенную сумму?

Одна из статей расходов (проезд, проживание и т.д., исключение составляют суточные, которые должны быть выплачены в любом случае) останется неоплаченной. Оплачено может быть лишь превышение в 5% от выделенной суммы. 

Что делать, если по моим подсчетам, поездка обойдется дороже, чем установленные лимиты?

Запросить у комиссии средства не на все статьи расходов, а на те, которые не превысят лимитов.

Могу ли я получить выделенные Научной комиссией средства до отьезда?

Да, если Вы заранее подадите заявку на трэвел-грант и вовремя оформите приказ о командировании вместе с менеджером подразделения, трэвел-грант будет выдан ещё до отдъезда из Москвы.

Можно ли компенсировать расходы, произведённые с карты членов семьи/друзей/других посредников?

Нет, все расходы должны быть произведены только с карты, зарегистрированной на Ваше имя.

Если по каким-то причинам это невозможно (например, оргвзнос можно внести только через карту иностранного банка), обязательно заранее проконсультируйтесь с сотрудниками бюро научной политики.

У меня остались вопросы. К кому я могу обратиться?

По всем вопросам Вы можете обращаться к менеджеру бюро научной политики Хаертдиновой Йолдуз ykhaertdinova@hse.ru


 

Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.