• A
  • A
  • A
  • АБВ
  • АБВ
  • АБВ
  • А
  • А
  • А
  • А
  • А
Обычная версия сайта

Что может понадобиться при организации конференции ФГН

Чтобы организовать конференцию на факультете гуманитарных наук, нужно:

1) Определиться с источниками финансирования. Это могут быть собственные средства факультета или подразделения, средства Фонда академического развития, выделяемые научной комиссией факультета гуманитарных наук, или средства общеуниверситетской Комиссии по рассмотрению заявок на проведение и/или финансовую поддержку конференций, семинаров, симпозиумов и других научных мероприятий НИУ ВШЭ.

2) Если дополнительные средства выделены общеуниверситетской Комиссией, то Вы высылаете выписку из протокола с решением о выделении финансирования на Вашу конференцию и заполненную заявку на проведение мероприятия (шаблон находится здесь) в Управление по организации и сопровождению научных конференций и семинаров ( Е.А. Григорьевой), и Вам назначают эксперта, который поможет Вам по всем организационным вопросам в рамках бюджета, выделенного со стороны центральной комиссии НИУ ВШЭ.

Вы можете воспользоваться страницей рекомендаций по организации мероприятия.

3) Если источник финансирования - собственные средства факультета или подразделения, то Вы самостоятельно оформляете приказ о проведении конференции.

4) Если источник финансирования - средства Фонда академического развития, выделяемые научной комиссией факультета гуманитарных наук, то Вы обращаетесь к менеджеру центра поддержки научно-образовательной и международной деятельности факультета гуманитарных наук и ответственному секретарю научной комиссии О.В. Барановой для подготовки приказа о проведении конференции не позднее, чем за три недели до начала мероприятия. 

Приказ - 51900ППК (DOCX, 22 Кб) 

Приложение 1. План (DOCX, 26 Кб) 

Приложение 2. Смета (XLSX, 15 Кб) 

Приложение 3. Программа (DOCX, 33 Кб) 

В зависимости от источника финансирования самостоятельно запускаете приказ по СДОУ или это делает менеджер центра поддержки научно-образовательной и международной деятельности факультета гуманитарных наук О.В. Баранова.
В лист согласования и лист рассылки нужно добавить всех ответственных сотрудников из плана, Т.С. Болотову,  О.В. Бубненкову (если источник финансирования - собственные средства ФГН), сотрудников подразделений, которые будут задействованы в организации конференции (например, В.Н. Вишнякова, если будет организован проход в здание ВШЭ на Старой Басманной (с/з на проход пишется отдельно, независимо от приказа), и т.д.) сотрудников ПФУ Н.С. Кунгурову (если собственные средства ФГН), Н.В. Казакову (если средства ФАР ФГН), . В лист рассылки добавляете всех сотрудников из листа согласования + Н.В. Рябушкину, Ю.В. Захарову, главного бухгалтера Л.В. Журавлеву.

В СДОУ к приказу Вы прикрепляете скан бумаги, которой подтверждается выделенное финансирование: выписка из протокола, служебная записка на имя руководителя подразделения с указанием источника средств с визой этого руководителя или др.

4) Для выполнения организационных задач (покупка билетов, оплата счетов, бронирование гостиницы или аудиторий и др.) Вы можете воспользоваться страницей рекомендаций, созданной на этом сайте. Страница пополняется по мере необходимости. Если у Вас появятся идеи о том, какой информации не хватает на странице рекомендаций, присылайте свои предложение на obaranova@hse.ru

Обратите, пожалуйста, внимание, что за проведение мероприятий факультета гуманитарных наук отвечает инициатор мероприятия. За каждым мероприятием должен быть закреплен сотрудник, отвечающих за его организационную часть (подготовка проекта приказа, плана и сметы мероприятия, запуск приказа по СДОУ, оплата счетов, оформление договоров и т.д.). Ответственному за мероприятие необходимо заблаговременно узнавать о сроках выполнения организационных задач (например, возможные сроки оплаты счетов, допустимые сроки предоставления договоров ГПХ и т.д.). Центр поддержки не несет ответственности за определение сроков, т.к. они постоянно меняются сотрудниками Планово-финансового управления, Управления закупок, Управления персонала и других служб.


Более подробную информацию о том, как организовать конференцию самостоятельно, см. здесь

Внеплановые заявки на проведение и финансовую поддержку научного мероприятия подаются инициатором на рассмотрение научной комиссии не позднее, чем за 2 месяца до начала мероприятия. 

5) !ОТЧЕТ!

Если средства выделены Научной комиссией ФГН, то необходимо заполнить отчет и присылать в течение 2 недель  после завершения конференции на obaranova@hse.ru в виде скана оригинала с подписью и в виде файла Excel. Без получения отчета о проведенном мероприятии научная комиссия не сможет выделить Вам деньги на следующую конференцию. 

Отчет

Список учета участников

 - Список учета внешних участников мероприятия обязателен для заполнения. Высылать на obaranova@hse.ru

 ! Важная информация !

Финансовая поддержка, полученная Инициатором на проведение Мероприятия из средств ФАР, не может использоваться на следующие статьи расходов:

  • Организация ужина, фуршета, банкета и других  заключительных и приветственных вечерних Мероприятий; 
  • Кофе-брейк;
  • Обед;
  • Письменные переводы материалов;
  • Публикация материалов (доклады, сборники трудов и  т.п.);
  • Оплата издания и тиражирования материалов к Мероприятию/по итогам проведения Мероприятия;
  • Оплата услуг по редактированию и верстке сборников и программы;
  • Оплата труда работников НИУ ВШЭ, привлеченного персонала, ответственных за организацию и проведение Мероприятия (в том числе рабочие группы, организационные и программные комитеты);
  • Организация культурной программы;
  • Оплата гонораров участникам Мероприятий;
  • Оплата виз участникам Мероприятий;
  • Компенсация консульского сбора участникам Мероприятий;
  • Разработка логотипа, дизайна сайта Мероприятия;


Все вышеперечисленные статьи расходов рекомендуется финансировать из любых других средств факультета/филиала или внешних источников (добровольные имущественные целевые взносы и пожертвования, организационные взносы и т.п.). 

 


 

Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.