Экспедиции в рамках РУП

Выездная практика студентов может проводиться в форме экспедиции. Экспедиция проводится на какой-то территории или в каком-то сообществе с целью их комплексного или специализированного изучения. Студенты приобретают практические навыки под руководством сотрудников университета или внешних экспертов в полевых условиях, то есть в непосредственном взаимодействии с изучаемыми феноменами и материалом (языки, культуры, археологические артефакты и др.). Кроме приобретения навыков полевой работы, в ходе экспедиций студенты и сотрудники также собирают данные для дальнейшей научной работы. Экспедиции могут проводиться как на территории РФ, так и за её пределами.

При проведении экспедиции, как правило, отсутствует институциональный партнёр, на базе которого проводилась бы экспедиция. Однако поскольку экспедиции в большинстве случаев тесно взаимодействуют с локальными сообществами, необходимо предварительно договориться с этим сообществом, местной администрацией и др. о возможности проведения экспедиции и заручиться их согласием на визит студентов и сотрудников НИУ ВШЭ. Проведение экспедиций без предварительной договорённости с сообществом не допускается.

Перед подачей заявки на экспедицию следует в обязательном порядке ознакомиться с общей информацией о выездных практиках и экспедициях факультета и в дальнейшем придерживаться описанных базовых принципов их проведения.

Алгоритм организации и проведения экспедиции

1. В декабре предшествующего года подать заявку на проведение экспедиции. Заявка должна содержать всю требуемую информацию о планируемой экспедиции: примерные даты проведения, контингент студентов, данные о партнёрах со стороны сообщества, план работы в экспедиции, планируемые результаты и продукты, проект сметы расходов. До подачи заявки возможно (и рекомендуется!) обсудить планы и программу с ЦРППП и уточнить их по результатам обсуждения. ЦРППП имеет право корректировать сметы и сроки проведения экспедиций в зависимости от плана работы факультета.
2. В январе узнать решение образовательной комиссии о выделении финансирования, в случае положительного решения получить соответствующую выписку из протокола её заседания. Выписка является основанием для запуска приказа о проведении экспедиции.
3. Согласовать с регионом / сообществом (самостоятельно или через ЦРППП) проведение экспедиции в утверждённые сроки. Не позднее четырёх месяцев до даты начала экспедиции обменяться подтверждающими письмами с принимающим сообществом. Оформление официальных писем за подписью декана осуществляет ЦРППП.
4. Не позднее трёх месяцев до даты начала экспедиции инициировать запуск приказа о её проведении. Приказ издаётся за подписью декана факультета, включает в себя смету расходов, список направляемых студентов и сотрудников, программу проведения экспедиции. Обратите внимание: смета в обязательном порядке включает агентскую комиссию подрядчика – туристического агентства, с которым заключается договор (прямой или по итогам тендера), эту комиссию необходимо предусмотреть в смете.
5. Если экспедиция проводится за пределами РФ, то не позднее трёх месяцев до даты начала экспедиции инициировать получение сотрудниками и студентами необходимых документов для выезда из РФ (загранпаспорта) и въезда в страну назначения (визы, вакцинация и др.). Ответственность за соблюдение требований официальных органов всех государств несёт руководитель экспедиции.
6. Не позднее 2,5 месяцев до даты начала практики предоставить ЦРППП данные студентов и сотрудников для инициирования закупочных процедур. Обратите внимание: оплата билетов и проживания происходит только после завершения закупки и оплаты НИУ ВШЭ счёта компании-подрядчика, поэтому необходимо учесть в смете возможный рост стоимости билетов и проживания в рамках динамического ценообразования. Это особенно важно в случае проведения экспедиций в «высокий» туристический сезон. НИУ ВШЭ имеет право оплачивать проживание в гостиницах эконом-класса, железнодорожные, автобусные и авиабилеты эконом-класса (с багажом), услуги транспортных компаний (трансфер) и некоторые другие товары и услуги. Оплачиваются только билеты между Москвой и местом проведения экспедиции, а также местные перевозки по региону проведения экспедиции.
7. Если экспедиция будет работать в приграничной местности, то не позднее 1,5 месяцев до даты начала экспедиции запросить в Пограничной службе ФСБ РФ по соответствующему региону индивидуальные или коллективные пропуски в пограничной зоне. Подробные разъяснения о порядке работы в пограничной зоне дают ЦРППП и ФСБ РФ. Рекомендуется подавать заявки на пропуски как можно раньше, так как сроки их оформления могут затягиваться. Обратите внимание: условия нахождения в пограничной зоне различаются для российских и иностранных граждан, поэтому если в составе экспедиции есть сотрудники / студенты с иностранным гражданством, об этом необходимо заранее проинформировать ЦРППП.
8. Не позднее трёх недель до даты начала экспедиции оформить командировки на сотрудников – участников выезда. Командировки оформляет менеджер подразделения, в котором работает соответствующий сотрудник. Финансовые аналитики для оформления командировок можно получить в ЦРППП, в лист согласования в обязательном порядке ставится директор ЦРППП А. В. Влахов. Обратите внимание: студенты НИУ ВШЭ направляются в экспедицию только в статусе студентов. Если студент также является сотрудником университета (например, стажёром-исследователем в лаборатории), на всё время проведения экспедиции на него должен быть оформлен ежегодный отпуск или отпуск за свой счёт, чтобы избежать нарушения трудового законодательства.
9. Не позднее двух недель до даты начала экспедиции инициировать получение аванса на суточные сотрудников и студентов. Аванс выдаётся Управлением бухгалтерского учёта и отчётности (УБУиО) по письменному заявлению сотрудника, визированному директором ЦРППП и деканом. Аванс может быть получен наличными или на карту сотрудника. Каждый командированный сотрудник подаёт отдельное заявление, руководитель экспедиции также получает авансом расходы на питание студентов (если они были согласованы ранее). Получение аванса не является обязательным, расходы могут также быть компенсированы после возвращения из поездки.
10. Не позднее трёх рабочих дней до даты начала экспедиции получить в ЦРППП документы, которые требуется взять с собой в поездку: лист ознакомления студентов с правилами проведения выездных практик и с правилами нахождения в пограничной зоне, копию приказов о проведении экспедиции и командировании, ведомость раздачи суточных студентам и др. Разъяснения о порядке заполнения документов даёт ЦРППП.
11. В назначенный день выехать со студентами к месту проведения экспедиции. По прибытии выдать студентам суточные (если предусмотрена их выдача), получить их подписи в ведомости и в листе ознакомления с правилами. Разместить студентов и сотрудников в месте проживания, организовать работу в экспедиции. Ответственность за эффективную работу и поведение студентов и сотрудников несёт руководитель экспедиции.
12. По ходу проведения экспедиции взять в месте проживания справки, подтверждающие проживание, и необходимые отчётные документы для дальнейшей сдачи в УБУиО. Подробные разъяснения даёт ЦРППП. Обратите внимание: если до места проведения экспедиции группа добирается авиатранспортом, необходимо сохранить посадочные талоны всех участников на все рейсы — их потребуется сдать в УБУиО. Если в ходе проведения экспедиции возникли дополнительные расходы, не включённые ранее в закупку, об этом необходимо сразу же проинформировать ЦРППП — их компенсация не гарантируется. В любом случае не компенсируются расходы на пользование легковым такси, дополнительные услуги (багаж сверх нормативов и др.).
13. В назначенный день вернуться со студентами в Москву. При пользовании авиатранспортом собрать и сохранить посадочные талоны.
14. Не позднее трёх рабочих дней после возвращения (не считая самого дня возвращения) сдать в УБУиО авансовые отчёты всех сотрудников. Как правило, если большая часть расходов была оплачена по договору, в отчёт включаются только суточные сотрудников и студентов, а также документы, подтверждающие проживание, и посадочные талоны к авиабилетам. Если возникли и были согласованы дополнительные расходы, необходимо приложить также соответствующие подтверждающие документы. Авансовый отчёт обязательно визируется директором ЦРППП, нарушение срока его сдачи в УБУиО не допускается, так как эти сроки установлены законодательно. После сдачи авансового отчёта УБУиО может потребовать его корректировки, поэтому необходимо оставаться на связи с его сотрудниками. ЦРППП оказывает содействие в заполнении и сдачи авансовых отчётов.
15. Не позднее месяца со дня возвращения сдать в ЦРППП отчёт о проведении экспедиции по установленной форме, включающей информацию о достигнутых результатах и созданных / создаваемых продуктах.
16. В течение предусмотренного образовательной программой периода принять отчёты студентов о прохождении практики в форме экспедиции и выставить им оценки.

Центр развития практических и партнёрских проектов оказывает поддержку сотрудникам и подразделениям факультета по всем вопросам проведения экспедиций и обеспечивает полный цикл их проведения. По адресу сrppp@hse.ru можно в любой момент получить консультации по всем аспектам проведения экспедиций.