Выездные практики во внешних организациях

Выездные практики во внешних организациях проводятся на базе организаций – партнёров факультета; как правило, в ходе практической подготовки студенты знакомятся с деятельностью организации (музея, исследовательского института и др.), приобретают навыки профессиональной деятельности, закладывают базу для возможного трудоустройства после выпуска. Для проведения такой практики факультет заключает с организацией-партнёром договор о практической подготовке и направляет группу студентов и сотрудников на выезд на основании приказа декана. Организацию практики осуществляет ЦРППП.

Перед подачей заявки на выездную практику следует в обязательном порядке ознакомиться с общей информацией о выездных практиках и экспедициях факультета и в дальнейшем придерживаться описанных базовых принципов их проведения.

Алгоритм организации и проведения выездной практики во внешней организации

1. В декабре предшествующего года подать заявку на проведение выездной практики. Заявка должна содержать всю требуемую информацию о планируемой практике: примерные даты проведения, контингент студентов, данные об организации-партнёре, содержание практики, планируемые результаты и продукты, проект сметы расходов. До подачи заявки возможно (и рекомендуется!) обсудить планы и программу с ЦРППП и уточнить их по результатам обсуждения. ЦРППП имеет право корректировать сметы и сроки проведения практик в зависимости от плана работы факультета.
2. В январе узнать решение образовательной комиссии о выделении финансирования, в случае положительного решения получить соответствующую выписку из протокола её заседания. Выписка является основанием для запуска приказа о проведении практики.
3. Согласовать с принимающей организацией (самостоятельно или через ЦРППП) проведение практики в утверждённые сроки. Не позднее четырёх месяцев до даты начала практики инициировать заключение договора о сотрудничестве или договора о практической подготовке. Заключение договоров осуществляет ЦРППП.
4. Не позднее трёх месяцев до даты начала практики инициировать запуск приказа о её проведении. Приказ издаётся за подписью декана факультета, включает в себя смету расходов, список направляемых студентов и сотрудников, программу проведения. Обратите внимание: смета в обязательном порядке включает агентскую комиссию подрядчика – туристического агентства, с которым заключается договор (прямой или по итогам тендера), эту сумму необходимо предусмотреть в смете.
5. Если экспедиция проводится за пределами РФ, то не позднее трёх месяцев до даты начала экспедиции инициировать получение сотрудниками и студентами необходимых документов для выезда из РФ (загранпаспорта) и въезда в страну назначения (визы, вакцинация и др.). Ответственность за соблюдение требований официальных органов всех государств несёт руководитель экспедиции. 
6. Не позднее 2,5 месяцев до даты начала практики предоставить ЦРППП данные студентов и сотрудников для инициирования закупочных процедур. Обратите внимание: оплата билетов и проживания происходит только после завершения закупки и оплаты НИУ ВШЭ счёта компании-подрядчика, поэтому необходимо учесть в смете возможный рост стоимости билетов и проживания в рамках динамического ценообразования. Это особенно важно в случае проведения практик в «высокий» туристический сезон. НИУ ВШЭ имеет право оплачивать проживание в гостиницах эконом-класса, железнодорожные и авиабилеты эконом-класса (с багажом), услуги транспортных компаний (трансфер) и некоторые другие товары и услуги. Оплачиваются только билеты между Москвой и местом проведения экспедиции, а также местные перевозки по региону проведения экспедиции.
7. Не позднее трёх недель до даты начала практики оформить командировки на сотрудников – участников выезда. Командировки оформляет менеджер подразделения, в котором работает соответствующий сотрудник. Финансовые аналитики для оформления командировок можно получить в ЦРППП, в лист согласования в обязательном порядке ставится директор ЦРППП А. В. Влахов. Обратите внимание: студенты НИУ ВШЭ направляются на практику только в статусе студентов. Если студент также является сотрудником университета (например, стажёром-исследователем в лаборатории), на всё время проведения практики на него должен быть оформлен ежегодный отпуск или отпуск за свой счёт, чтобы избежать нарушения трудового законодательства.
8. Не позднее двух недель до даты начала практики инициировать получение аванса на суточные сотрудников и студентов. Аванс выдаётся Управлением бухгалтерского учёта и отчётности (УБУиО) по письменному заявлению сотрудника, визированному директором ЦРППП и деканом. Аванс может быть получен наличными или на карту сотрудника. Каждый командированный сотрудник подаёт отдельное заявление, руководитель практики также получает авансом расходы на питание студентов (если они были согласованы ранее). Получение аванса не является обязательным, расходы могут также быть компенсированы после возвращения из поездки.
9. Не позднее трёх рабочих дней до даты начала практики получить в ЦРППП документы, которые требуется взять с собой в поездку: лист ознакомления студентов с правилами проведения выездной практики, копию приказов о проведении практики и командировании, ведомость раздачи суточных студентам и др. Разъяснения о порядке заполнения документов даёт ЦРППП.
10. В назначенный день выехать со студентами к месту проведения практики. По прибытии выдать студентам суточные (если предусмотрена их выдача), получить их подписи в ведомости и в листе ознакомления с правилами. Разместить студентов и сотрудников в месте проживания, организовать работу во внешней организации. Ответственность за эффективную работу и поведение студентов и сотрудников несёт руководитель практики.
11. По ходу проведения практики взять в месте проживания справки, подтверждающие проживание, и необходимые отчётные документы для дальнейшей сдачи в УБУиО. Подробные разъяснения даёт ЦРППП. Обратите внимание: если до места проведения практики группа добирается авиатранспортом, необходимо сохранить посадочные талоны всех участников на все рейсы — их потребуется сдать в УБУиО. Если в ходе проведения практики возникли дополнительные расходы, не включённые ранее в закупку, об этом необходимо сразу же проинформировать ЦРППП — их компенсация не гарантируется. В любом случае не компенсируются расходы на пользование легковым такси, дополнительные услуги (багаж сверх нормативов и др.).
12. В назначенный день вернуться со студентами в Москву. При пользовании авиатранспортом собрать и сохранить посадочные талоны.
13. Не позднее трёх рабочих дней после возвращения (не считая самого дня возвращения) сдать в УБУиО авансовые отчёты всех сотрудников. Как правило, если большая часть расходов была оплачена по договору, в отчёт включаются только суточные сотрудников и студентов, а также документы, подтверждающие проживание, и посадочные талоны к авиабилетам. Если возникли и были согласованы дополнительные расходы, необходимо приложить также соответствующие подтверждающие документы. Авансовый отчёт обязательно визируется директором ЦРППП, нарушение срока его сдачи в УБУиО не допускается, так как эти сроки установлены законодательно. После сдачи авансового отчёта УБУиО может потребовать его корректировки, поэтому необходимо оставаться на связи с его сотрудниками. ЦРППП оказывает содействие в заполнении и сдачи авансовых отчётов.
14. Не позднее месяца со дня возвращения сдать в ЦРППП отчёт о проведении практики по установленной форме, включающей информацию о достигнутых результатах и созданных / создаваемых продуктах.
15. В течение предусмотренного образовательной программой периода принять отчёты студентов о прохождении практики и выставить им оценки.

Центр развития практических и партнёрских проектов оказывает поддержку сотрудникам и подразделениям факультета по всем вопросам проведения выездных практик и обеспечивает полный цикл их проведения. По адресу сrppp@hse.ru можно в любой момент получить консультации по всем аспектам проведения практик.