Как возместить потраченные наличные (рекомендации для сотрудников ФГН)

До того, как тратить наличные деньги, убедитесь что Ваш источник финанисирования и Ваш тип мероприятия позволяет проводить деньги путем расходования наличных средств с последующим их возмещением.

Для того, чтобы возместить деньги, потраченные наличными в рамках какого-либо мероприятия, необходимо:

1. В текст приказа о проведении мероприятия внести строку "Ответственным за проведение кофе-брейка и закупку продуктов и посуды/отправку приглашений экспресс почтой/покупку сувенирной продукции (ручки, папки)/и проч. назначить (должность ФИО)".

2. В лист согласования и лист рассылки приказа о проведении мероприятия внести Пирскую Л.В.

3. Купить соответствующие предметы или продукты, взять чек. Если расплачиваться карточкой, то это должна быть карточка того, кто указан в приказе как ответственный (см. п. 1). Иначе к возмещению принимаются только чеки, оплаченные наличными. Если речь идет об отправке экспресс-почтой, то нужно сохранить чек и накладную.

4. Сделать и сохранить у себя копию чека.

5. На все указанные в чеке предметы (одноразовую посуду, сувенирную продукцию) - это не касается еды или услуг по отправке экспресс-почтой - выписать требование на склад у Дзугутовой З.Р. (деканат ФГН, ул. Старая Басманная 21/4, каб. 303). Лучше заранее оговорить с Залиной Рамазановной время, когда можно к ней зайти с чеком. Обратите внимание, что на каждый чек нужно выписать отдельное требование.

6. Сходить с требованием к Сыпиной Е.Г. (комн. К-420 на Мясницкой 20), получить на требовании печать.

7. С чеком, копией чека, требованием и копией требования отправиться на склад, который находится по адресу Хитровский пер., дом 2/8 корп.6. 

8. Обработка чеков и требований занимает день, так что нужно быть готовыми к тому, что на склад придется вернуться на следующий день. После обработки чеков и требований на складе выпишут ордер, который нужно будет приложить к авансовому отчету.

9. Написать с/з от имени М.А.Бойцова первому проректору В.В. Радаеву с просьбой о возмещении средств тому, кто их потратил (и указан в приказе). Соответственно, получить подписи сначала Бойцова, затем Радаева на этой с/з. М.А.Бойцов (деканат ФГН, ул. Старая Басманная 21/4, каб. 303) подписывает документы по вторникам и четвергам, В.В. Радаев (Покровский б-р, д. 11, каб. G315) подписывает документы по понедельникам, средам и пятницам. В обоих случаях документы нужно оставлять в приемной и забирать на следующий день.

Шаблон служебной записки

10. Для продуктов питания составить акт о расходовании средств. Получить на нем подпись В.В. Радаева. Затем поставить печать на подписи В.В. Радаева в Единой приемной.

Шаблон акта 

11. Заполнить авансовый отчет. Подписать у ответственного лица (см. п. 1). 

Авансовый отчет (форма 0504505)

В авансовом отчете заполняются два листа экселевского файла, распечатываются на одном листе с двух сторон. В шалблоне в первом листе красным указаны поля, которые нужно заполнить. Во втором листе заполняются первые пять столбцов.

12. Чтобы ответственному (подотчетному) лицу не нужно было отдельно приходить за деньгами, можно подписать у него, кроме авансового отчета, заявление о переводе денег на зарплатную карту. 

Заявление на перечисление воз..я командировочных расходов _ВТБ

13. Заполнить карточку сопровождения к чекам и накладным. Карточка заполняется от руки.
КАРТОЧКА СОПРОВОЖДЕНИЯ СЧЕТА К ОПЛАТЕ_2021 (DOCX, 32 Кб) 

14. Узнать у того, кто запускал приказ о проведении мероприятия, в рамках которого оформляется возмещение средств, регистрационный номер и дату приказа для Пирской Л.В.

15. С полным набором документов (включая оригиналы всех чеков), а также регистрационным номером и датой приказа пойти к Пирской Л.В. и оформить возмещение. После визита к Л.В. Пирской на имя ответственного (подотчетного) лица будут заказаны деньги. Если не была оформлена служебная записка о переводе средств на банковскую карту, то примерно через неделю подотчетному лицу позвонят и пригласят прийти за деньгами. Если была оформлена такая служебная записка, то деньги упадут на банковскую карту.