Лайфхаки онлайна: как организовать проектную работу и не застрять

Центр цифровых гуманитарных исследований и школа лингвистики ФГН продолжают публиковать «Лайфхаки онлайна» — простые сценарии, удачные находки и работающие практики удаленного преподавания. Во новом выпуске руководитель Центра цифровых гуманитарных исследований и академический руководитель магистратуры «Компьютерная лингвистика» Анастасия Бонч-Осмоловская рассказывает об организации удаленной проектной работы.

Проблема

Проекты — это непросто. Особенно когда проектов много, а преподаватель один. Вот типичные трудности:

• Вроде начали хорошо, а потом все застряло
• Студенты пришли, потом пропали, работу по факту делают два человека
• Что-то сделали, но пользоваться этим нельзя, лучше все сделать заново в следующем году
• Вроде и старались, но все не так поняли, про одно забыли, другое не учли, переделывать тоже уже невозможно – учебный год кончился, и что им ставить
• Как оценить коллективную работу? Как понять ценность вклада каждого
• Когда встречаться со студентами? Проектной работы нет в расписании занятий, а студенты и так очень загружены.

Решение

1. Коммуникация

Налаженная коммуникация — это важно. В проектах у нас нет ясного проработанного плана, заранее известных ответов, мы не знаем всех проблем и новых задач, которые могут возникнуть. Значит, самое правильное — сделать так, чтобы все участники проекта были всегда в курсе текущей ситуации, результатов работы каждого, могли оперативно принимать и обсуждать решения, уточнять направление проекта.

Моя основная задача в руководстве проектной работы — выстроить внятную систему коммуникации всех со всеми:

1.  студентов проектной группы друг с другом
2. проектной группы с руководителем проекта и с привлеченными консультантами
3. проектных групп друг с другом.

Это многоплановая задача, и поэтому нужно сразу организовывать разные типы коммуникаций – чаты в соцсетях, рутинные созвоны и общие семинары.

2. Документация

Налаженная коммуникация не возникнет сама по себе, а уж аккуратная документация – тем более. Поэтому моя задача состоит в «принуждении» к документированию.  Все, что обсудили, — нужно записать. Все, что решили, — нужно записать. Кто что делает – записать. Кто что сделал – записать. К записям, всем рабочим файлам, программному коду имеют доступ все участники проекта, и все знают, где они лежат. Все файлы должны иметь внятное описание. Иначе — хаос, потерянные данные, торможение и потеря мотивации у всех участников.

3. Консультации

Мы привлекаем к проектной работе внешних консультантов-кураторов, узких специалистов в той области, которой посвящен проект. Кураторы работают на безвозмездной основе – их интерес состоит в научном исследовании, которое делают студенты. Если проект удался, то студенты вместе с куратором готовят публикацию. 

Поскольку инструменты коммуникации налажены, а дисциплина документации усиленно внедряется, куратору удобно работать со студентами, это не отнимает много времени, а главное, моральных сил. У нас уже есть кураторы, которые из года в год работают с нами и любят наших студентов. 

Инструменты

1. Чат

Каждая проектная группа имеет свой чат в Телеграме. Туда подключается и куратор проекта. Я читаю все чаты и всегда знаю, что у кого делается, кто пропал, кто что обсуждает, кто на какой стадии работы, как прошел очередной созвон. Я прошу студентов называть чаты по особому шаблону, чтобы мне легко было найти их все сразу.

Проекты 2017 года: каждый проект имеет свое условное название и префикс с годом.

2.   Еженедельный созвон

Участники проектной группы выбирают вместе со своим куратором оптимальное время созвона. Это должно быть рутинное время раз в неделю. Можно созваниваться совсем коротко – на 15 минут или полчаса, но обязательно обмениваться новостями, задавать вопросы, смотреть, что получается, и вместе планировать следующую неделю. Конечно же, ответы на насущные вопросы всегда можно получить прямо в чате в любое время дня и ночи.  Время встречи, так же, как и ссылка на ресурс, где хранится вся документация, закрепляется сверху, в телеграм-чате 

3. Trello или другой трекер задач

Участники выбирают разные формы ведения документации, кому как удобно – отчеты о встрече кто-то пишет в гуглдоке, кто-то на гитхабе (репозитории, где хранятся все файлы проекта), кто-то в телеграме группы. Очень удобный инструмент для организации работы (и отслеживания — кто как работает в проекте!) — Trello-доска. Там задачи можно организовать в виде карточек, которые передвигаются по мере того, как задания выполняются. К карточкам можно приписывать людей, даты, присоединять файлы и делать комментарии. Бесплатной версии Trello абсолютно хватает под все задачи. Колонка «готово» позволяет мне увидеть реальный вклад каждого участника в результат.

Trello доска проекта 2018 года.

4. Семинары по расписанию

Раз в месяц у нас проходят общие проектные семинары. Мы занимаемся два дня подряд, заранее составляем очередность выступлений каждой группы. Каждый проектный семинар посвящен общей теме – очередному этапу продвижения проектов. Такие семинары легко проводить по зуму, хотя, конечно, не хватает традиционных чая с печеньем.

Расписание выступлений записывается в общей гуглтаблице. В ней же на отдельной странице я храню ссылки на трелло-доски, на документацию проектов и на технические задания, которые участники проектов составляют себе сами в начале года. Там же помещается и страница с результатами обсуждения проектов на семинаре и рекомендациями каждой проектной группе.

Неудачи

Я отношусь к проектам как к стартапам и не жду, что получатся все. Но неудавшийся проект — это тоже опыт, хоть и болезненный, и это повод для анализа и работы над ошибками: нужно понять, по каким причинам проект не стал для студентов возможностью роста и самореализации. И здесь хорошо работают два правила, благодаря которым удается увеличить количество успешных проектов и смягчить болезненность и травматичность провалов.

1. Кризисный менеджмент

Инструменты коммуникации и документации дают возможность отслеживать тот момент, когда что-то пошло не так. Студентам тоже гораздо легче сообщить мне о текущих проблемах, если есть постоянная связь в проектных чатах. Иногда теряется связь с куратором, иногда команда оказывается психологически несовместима, иногда задача оказывается слишком сложной, а еще чаще слишком трудоемкой. Важно узнать это не в момент сдачи проекта, а гораздо раньше, когда проблемы только начинают накапливаться, и совместно с группой и куратором найти выход, переформулировать или перераспределить задачи.

2. Заморозка

Если стало понятно, что текущими силами и в имеющиеся сроки проект выполнить невозможно, важно аккуратно сохранить то, что уже сделано. И это само по себе тоже хорошая проектная задача.

Нужно доделать необходимый минимум так, чтобы потом его можно было использовать для других задач. Нужно написать текст о том, что было сделано, какие ошибки допущены, какие эксперименты проведены или не проведены, аккуратно собрать все необходимые данные, которые относятся к этому тексту. Опыт показывает, что аккуратно проведенное «банкротство» может в будущем очень пригодится, и следующий подход к той же задаче, как правило, оказывается куда более успешным.

Все выпуски лайфхаков онлайна